Sprawna przeprowadzka biura. Jak się za to zabrać?

Sytuacja, w której przez cały okres działalności firma funkcjonuje w jednym budynku, należy raczej do rzadkości. Zazwyczaj przedsiębiorstwa na przestrzeni lat zmieniają swoje siedziby. Dzieje się tak z różnych powodów. Czasami po prostu zmieniają się potrzeby lokalowe. Firma zatrudnia coraz więcej pracowników, którzy przestają się mieścić w poprzednim biurze. W takich okolicznościach konieczna staje się przeprowadzka. Wiadomo przecież, że aby pracownicy byli efektywni, muszą mieć oni zapewnione odpowiednie warunki do pracy.

Jakie jeszcze sytuacje mogą prowadzić do tego, że trzeba przenieść siedzibę firmy? Między innymi za wysoki czynsz. Czasami po prostu opłaca się przeprowadzić w inne miejsce, żeby płacić niższe rachunki. Jednorazowe koszty związane z transportem wyposażenia i przystosowaniem nowego lokalu mogą okazać się niższe niż comiesięczne opłaty za wynajem biura. Jeszcze inną sytuacją jest ta, w której firma przechodzi restrukturyzację w celu uniknięcia ogłoszenia upadłości. Przykłady okoliczności, w których dochodzi do przeprowadzki biura, można by mnożyć w nieskończoność.

Niezależnie od tego, co prowadzi do podjęcia decyzji o przeprowadzce biura, wątpliwości nie ulega jedno. Przeniesienie siedziby firmy musi się odbyć jak najsprawniej. Wszak zmiana lokalu nie może zaburzyć rytmu pracy przedsiębiorstwa. Każdy dzień spędzony na przeprowadzce to przerwa w bieżącej działalności. Dlatego też warto, aby okres ten trwał jak najkrócej.

Co zrobić, aby nie tracić zbyt dużo czasu na przeprowadzkę biura, tylko jak najszybciej przenieść się do nowej siedziby i zająć się z powrotem przerwanymi zadaniami? Przede wszystkim warto wybrać dogodny termin. Naturalnie na zmianę lokalu nie nada się gorący okres, w którym jest wyjątkowo dużo zleceń. Zamiast tego dobrze jest się zdecydować na w miarę spokojny czas. Dzięki temu przeprowadzka nie będzie się wiązać z opóźnieniami w realizowaniu projektów.

Kluczowa rola firmy przeprowadzkowej

Nawet najdogodniejszy termin na nic się jednak nie zda, jeżeli przeprowadzką nie pokierują profesjonaliści. O ile w życiu prywatnym zmianą mieszkania można się od biedy zajmować samodzielnie, nie sposób tego zrobić w odniesieniu do dużych organizacji. Przeprowadzka takich instytucji to relokacja nie tylko ważnego sprzętu, ale i dokumentacji wszystkich pracowników. Ta ostatnia musi być więc odpowiednio zabezpieczona w trakcie transportu. Dlatego też kluczową kwestią w sprawnym przeniesieniu biura jest wybór odpowiedniej firmy przeprowadzkowej. Oczywiście to, że w zmianie siedziby pomogą fachowcy, nie znaczy, że zajmą się oni wszystkim bez wyjątku. Ktoś z pracowników musi czuwać nad tym, aby proces przenoszenia rzeczy przebiegał bez zakłóceń. Niemniej jednak nie da się ukryć, że bez profesjonalistów trudno byłoby w ogóle mówić o sprawnej i skutecznej przeprowadzce. Dzięki nim nawet wtedy, jeżeli mamy naprawdę napięty grafik, przeniesiemy się do innego lokalu z brakiem szkody dla realizacji bieżących projektów.

Przeprowadzka nie kończy się jednak wraz z momentem, w którym w nowym biurze znajdą się wszystkie rzeczy ze starego. Konieczne jest także dopilnowanie formalności, które wiążą się ze zmianą siedziby firmy. W trosce o dobre prosperowanie przedsiębiorstwa należy poinformować o przeniesieniu biura wszystkich, którzy mogliby być tym zainteresowani. Chodzi tu między innymi o odpowiednie urzędy, a także o kontrahentów. Ważne jest bowiem, aby całość korespondencji trafiała tam, gdzie aktualnie funkcjonuje dane przedsiębiorstwo. Również potencjalni klienci nie mogą mieć wątpliwości co do tego, gdzie się udać, jeśli będą potrzebowali skorzystać z usług, jakie oferuje nasza firma.